Captação de patrocínio para eventos: por onde começar?

Uma das principais preocupações das organizações na hora de planejar um evento está na captação de patrocinadores. Aqui na Ciano Flow, nós atendemos profissionais, empresas e organizações que desejam ampliar sua captação de patrocínio para eventos, mas não sabem muito bem por onde começar. Por isso, destacamos os principais pontos deste trabalho.

O início de tudo está no Planejamento Comercial. Ele é um documento com as principais diretrizes e ações para a venda de pacotes de patrocínio do evento. Para ser criado, é preciso que a equipe Ciano Flow tenha acesso a informações como:

  • Objetivos do evento
  • Relação do organizador com o tema
  • Temas principais a serem abordados
  • Formato (online, presencial, se terá palestras, stands e outras ações)
  • Convidados/palestrantes
  • Público para o qual o evento fará sentido
  • Empresas e organizações que poderão ser participantes
  • Perfil de potenciais patrocinadores

Com estas informações disponíveis, o Planejamento Comercial começa a ser criado. Em seguida, a equipe Ciano Flow se dedicará a criar documentações para apoiar a equipe do evento: mídia kit, propostas comerciais, roteiros de e-mail e telefone, lista de contato de prospects e ainda cadastramento de leads em um bom sistema CRM.

Dica: aqui na Ciano Flow, recomendamos o uso do Agendor para gerenciar a operação comercial de um evento. Além do cadastro de contatos, o sistema permite definir fluxos de trabalho e acompanhar o andamento da prospecção comercial de maneira simples e ágil.

Precificação: um desafio da área de eventos

Na hora de definir os preços dos pacotes de patrocínio, muitos gestores de eventos têm dificuldade. Afinal, é uma ação com múltiplas variáveis a serem consideradas: a contrapartida oferecida aos patrocinadores, o valor intangível de se estar no evento, a qualificação do público e até mesmo preços praticados no mercado de eventos devem ser considerados.

Por isso, recomendamos que seja realizada uma ampla pesquisa a respeito do tema, considerando, também, custos previstos e a possível alocação de verbas internas para a realização do evento.

Definição de pacotes e benefícios para patrocinadores

Na hora de definir as contrapartidas de cada pacote de patrocínio, esteja atento aos benefícios que podem ser oferecidos aos patrocinadores em troca do valor do pacote. Esses benefícios podem ser na área digital (presença em redes sociais e sites, por exemplo) ou ainda na forma de participação em palestras e ações especiais dentro do próprio evento. Pense em diferentes retornos que podem ser oferecidos e em como destacar isso nos pacotes de patrocínio.

Mídia kit é ferramenta indispensável

A venda de cotas de patrocínio é um serviço que demanda estratégia e um bom esforço da equipe comercial de eventos. Tudo fica mais fácil quando a equipe conta com um mídia kit elaborado combinando boa comunicação com uma identidade visual atrativa e funcional.

O mídia kit apresenta as principais informações sobre o evento, bem como suas cotas de patrocínio, de forma interessante e clara. Um mídia kit de qualidade é responsável por facilitar o fechamento de vendas e ainda resumir o conceito do evento para os patrocinadores.

Quer saber mais sobre captação de patrocínio para eventos? Fale com a Ciano Flow. Mande sua mensagem e nós responderemos rapidamente.

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